ทุกวันนี้ในองค์กรหรือบริษัทใหญ่ๆ ระดับนานาชาติล้วนมีการสื่อสารกันผ่าน Email ด้วยภาษาอังกฤษ ถ้าคุณต้องการจะเป็นมืออาชีพ และเขียน Email อย่างเป็นทางการในเชิงสุภาพและธุรกิจมากขึ้น เรามีคำแนะนำหรือจะเรียกว่า กฎ 5 ข้อที่ควรรู้มาฝากสำหรับปฏิบัติตามดังนี้
กฎ 5 ข้อ ที่จะช่วยให้คุณเขียน Email อย่างเป็นมืออาชีพ
- Always use a subject line ต้องมีหัวข้ออีเมล์ที่ชัดเจน สั้น กระชับ โดยผู้รับสามารถอ่านแล้วรู้ว่าเป็นอีเมล์สำหรับเรื่องอะไร เช่น
- Meeting date changed
- Question about the conference
- Can you meet on Wednesday?
- Suggestion for your presentation
- Use a professional greeting ทักทายผู้รับอีเมล์ด้วยคำสุภาพและเป็นมิตร เช่น
- Hello ….,
- Good morning / Good afternoon
- Dear…
- I.S.S (Keep it short and simple) สำหรับเนื้อหาของอีเมล์ ควรเป็นเนื้อหาที่กระชับ อ่านเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อน และถ้าหากว่าเป็นประเด็นสำคัญ แนะนำให้ทำเป็น Bullet points หรือ ลิสรายละเอียดให้อ่านเข้าใจง่ายที่สุด
- Use a professional closing เมื่อจบประเด็นเนื้อหาของอีเมล์แล้ว ควรมีประโยคหรือคำปิดให้ดูเป็นมืออาชีพ เช่น
- I look forward to hearing from you.
- Best wishes,
- Sincerely,
- Thank you for your time,
- Warmly,
- Proofread your email ก่อนจะส่งอีเมล์ให้ผู้รับทุกครั้งต้องมีการตรวจสอบเนื้อหา รายละเอียดว่ามีคำผิดหรือเรียบเรียงข้อมูลถูกต้องแล้วหรือยัง จะได้มีการแก้ไขได้ทันก่อนที่จะส่งนั่นเอง