กฎ 5 ข้อ ที่จะช่วยให้คุณเขียน Email อย่างเป็นมืออาชีพ

ทุกวันนี้ในองค์กรหรือบริษัทใหญ่ๆ ระดับนานาชาติล้วนมีการสื่อสารกันผ่าน Email ด้วยภาษาอังกฤษ  ถ้าคุณต้องการจะเป็นมืออาชีพ และเขียน Email อย่างเป็นทางการในเชิงสุภาพและธุรกิจมากขึ้น เรามีคำแนะนำหรือจะเรียกว่า กฎ 5 ข้อที่ควรรู้มาฝากสำหรับปฏิบัติตามดังนี้

กฎ 5 ข้อ ที่จะช่วยให้คุณเขียน Email อย่างเป็นมืออาชีพ

  1. Always use a subject line ต้องมีหัวข้ออีเมล์ที่ชัดเจน สั้น กระชับ โดยผู้รับสามารถอ่านแล้วรู้ว่าเป็นอีเมล์สำหรับเรื่องอะไร เช่น
  • Meeting date changed
  • Question about the conference
  • Can you meet on Wednesday?
  • Suggestion for your presentation

 

  1. Use a professional greeting ทักทายผู้รับอีเมล์ด้วยคำสุภาพและเป็นมิตร เช่น
  • Hello ….,
  • Good morning / Good afternoon
  • Dear…

 

  1. I.S.S (Keep it short and simple) สำหรับเนื้อหาของอีเมล์ ควรเป็นเนื้อหาที่กระชับ อ่านเข้าใจง่าย หลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อน และถ้าหากว่าเป็นประเด็นสำคัญ แนะนำให้ทำเป็น Bullet points หรือ ลิสรายละเอียดให้อ่านเข้าใจง่ายที่สุด

 

  1. Use a professional closing เมื่อจบประเด็นเนื้อหาของอีเมล์แล้ว ควรมีประโยคหรือคำปิดให้ดูเป็นมืออาชีพ เช่น
  • I look forward to hearing from you.
  • Best wishes,
  • Sincerely,
  • Thank you for your time,
  • Warmly,

 

  1. Proofread your email ก่อนจะส่งอีเมล์ให้ผู้รับทุกครั้งต้องมีการตรวจสอบเนื้อหา รายละเอียดว่ามีคำผิดหรือเรียบเรียงข้อมูลถูกต้องแล้วหรือยัง จะได้มีการแก้ไขได้ทันก่อนที่จะส่งนั่นเอง

How useful was this post?

Click on a star to rate it!

Average rating / 5. Vote count:

No votes so far! Be the first to rate this post.